2013年3月5日 星期二

即時通訊的選擇(How to Choose the Best IM for Your Work)


在經過了手機軟體(行動通訊)或應用程式的大爆發之後,在電腦上的即時通訊軟體也漸漸式微,甚至有很多人根本也沒有在使用電腦上的即時通訊軟體,還記得曾 經風靡一時的ICQ、MSN或SKYPE嗎?經過了這些時間演變的消長,這些軟體的使用型態也都自己開創出了一片市場,更何況現在MSN(WLM)SKYPE也即將在4月8日進行整合(WLM消滅),所以近期也造成了一波討論的熱潮,當然也有人提出了群組轉移的解決方案(例:黑暗執行緒 ─ Skype MSN連絡人群組匯入工具),至於原廠為什麼沒有提供這功能呢?或許,它們自有考量(不過問題自會找到出路)。

但是,這就又讓一個問題浮上檯面了!那就是我們應該要跟著轉移過去SKYPE嗎?或者是採用現在很夯的LineWhat's App (第二年已開始收費)或微信?其實在一般狀況下,我相信對於個人來說,這些在手機上的即時通訊軟體,早已經侵占了低頭族大部分的時間(當然也包括Facebook Messenger),若是我們換個角度來思考的話,若是在工作上呢?究竟應該選用什麼樣的即時通訊軟體呢?我們就針對這個問題來進行不同角度的討論吧!(預設即時通訊是能在工作環境中合理使用)

對於要選用什麼樣的通訊軟體,拿來作為工作所用,以我自己來說,多年來都是使用著即將消失的WLM(MSN),所以,這問題最近也還挺困擾我的,畢竟在工作或個人使用來說,還是有許多需要考量的面向,這邊就以功能安全實務面來討論吧!

功能面:

以功能面來說,對於工作上使用的即時通訊軟體應該俱備什麼樣的功能呢?我想不外乎就是文字訊息語音(視訊)傳輸檔案傳輸,站在這個功能面的基礎上,基本上就可以把最近很夯的Line、What's App排除在外,因為他們目前除了照片和聲音檔之外,似乎也不提供檔案傳輸的功能(當然你硬要改檔名偽裝也不是不可能),但是這似乎也脫離它的本意。因此,單以功能面上來說,目前相對較好的選擇,可能還是選用SKYPE。

或許有人會說,那還不簡單,只要多加Dropbox或是其它可以網路檔案共享的軟體或機制,應該就可以解決這個問題,不過,在導入的同時也得評估這類機制對於網路及頻寬使用上的衝擊,甚至會衍生為安全性的風險,甚至有些人會說電子郵件也可傳呀!

不過,針對特定的工作內容來說,這些或許都不像單一軟體來得即時跟直覺,若是在傳輸較大型的檔案,也可以提供FTP來進行檔案的傳輸,不過這對於頻寬及實務上來說,經常也會發生許多無法正常使用的情事,那麼一來,反而會造成更多不必要的困擾,尤其是在企業內部需要統一整合採用特定即時通訊的控管來說,也會造成不必要的困擾。

安全面:

其實對於WLM來說,它從以前到現在,它最為人所垢病的問題就是明碼傳送的問題,雖然可以透過其它加密軟體來協助,不過它畢竟不是原生就進行了一個合理的防護機制,其實這個問題目前也在各大通訊軟體之間,熱烈地討論著,甚至已經有傳聞,就連Line都已經有側錄技術了?(至於是否用明碼傳送,目前似乎也尚未被證實,如果有高人已測試過,還請告知)

不過這個安全性的問題,其實也有點兩難,只能夠希望即時通訊軟體本身,提供了必要的安全措施,雖然也不代表加密就一定安全,(例:Skype採加密連線,不過有玩過測錄軟體或閘道端硬體的人,應該都知道它也是可以被側錄的)。

但是至少它提供了一個必要的安全機制,希望能夠防範一些特定人士,輕易地從中得知你跟對方傳輸的訊息(如果是被開後門或是先被動過手腳者除外),不過光是在安全面這一點,似乎絕大部分的即時通訊軟體,都沒有提供明確的回覆,它們究竟是採取何種連線方式,是否會傳送明碼資訊,因此,站在最基本的防護上,或許還是選擇有加密連線的即時通訊軟體似乎較為恰當,目前似乎也只有Skype明說是採加密連線。

若是站在另外一個角度來思考,若是在公司內部原本就有明令或簽署過相關同意書,對公司來說必要的側錄或搜證是合理的話(尤其是個資法上路後),若是這種尚未有成熟相關技術的即時通訊軟體,反而會造成某種層面上的安全漏洞,因此,再導入較新的即時通訊軟體時,這也是需要先行思考的內容。

實務面:

再來就是針對實務面來說,這一點其實說穿了就跟個人公事使用上的差別雷同,就以筆者先前曾投入過線上教學平台的相關工作來舉例吧!當時遇到的一個問題就是:「如果你可以自由上網的話,你會花多少時間乖乖地去看學校的課程呢?」,我想對於被動學習的人來說,這應該是相當難的一件事!

同樣的問題也會發生在需綁定個人手機或是特頂資料的即時通訊軟體上,除非你所使用的是所謂的官方帳號,否則,一般人應該都是以自己的手機綁定其即時通訊的服務吧?如此一來,在你即時通訊中的名單,真的是適合上班使用的名單嗎?(除非你是業務性質的工作),再者,有些人想要保有自己個人的空間,也就成為一件相當困難的事。(除非你有兩個帳號(手機),不然就是得要很勤奮的加以封鎖)

而且像Line這類軟體,它原則上也提供了資料同步的功能,縱使你不在意公開個人使用的ID或手機號碼,但是請想像一個畫面:「一到公司打開電腦版的Line時,最先出現的是你昨晚跟三五好友、家人,甚至是情侶間悄悄話時(如果你不是一說完就刪除記錄)」,這真的是一件好事嗎?這也是我覺得這類即時通訊軟體不太適合工作上使用的主因之一。

當然,針對不同工作屬性及工作內容來說,採用何種即時通訊軟體都有其利弊之處,但是,對於一般從業人員來說,在工作上採用一些相對傳統且具備較完整功能性的即時通訊軟體,還是相對較為適用,不過重點還是要怎麼執行跟落實,或許未來在公司內部為因應個資法的的一些執行細節中,也會漸漸地加入相關規範吧!這就跟現在人人都是狗仔的狀況相當(因為手機上都有相機功能),慢慢地應該也會有阻檔相關軟體安裝或與伺服器連線的技術會出現。

其實上述內容也警惕著我們,是否已經讓這類行動通訊軟體,影響到了我們原有的工作節奏跟執行成效了呢?

我想,這個問題的答案最好還是自己來發掘,否則等到有人來點醒自己的時候,往往它的傷害也已經造成!這或許也會成為選擇即時通訊軟體時的一個考量,這也有點像我們每天究竟已經在刪除和回覆電子郵件上,消耗了多少的時間呢?端看每個人對於自己在工作執掌與時間分配上來自行取捨,千萬別忘記:「我們才是使用這些工具(軟體)的主人!!