協同作業的重要性（The Importance of Collaboration）

最近吵得很兇的科技（雲端？）新聞，就是 Google 弄了一個看似要跟 Dropbox 抗衡的 Google Drive，其實其它廠商也早有類似的服務，例：Microsoft 的Microsoft SkyDrive 和 Apple 的iCloud，這邊有個簡單的容量與價格的比較表可以參考。

不過，這種雲端的儲存空間有什麼好處呢？對於個人的多點作業來說，的確非常方便，尤其，若是那天自己的電腦突然罷工、裝死給你看，自己重要的工作資料還沒備份時，就會發現到它的實用價值（不過，也得視實際內容而定，若是你的工作是處理動輒數GB以上的多媒體檔，我想這種儲存方式也不適用，因為台灣的龜速上傳......）

只是，最近討論的部分不是在容量、功能或價格，而是在隱私或智財權的部分，其中牽扯的太廣，還是留給專家們來討論吧！這篇主要是要來探討協同作業的重要性，其實這種架構應該是較適用於協同作業，但是又有其個人特質的差異存在，接著我們就來看看協同作業究竟簡單不簡單吧！（某些看法或許不適用於特定專業人士，僅為實務的真實感受分享）

其實協同作業一直是在公司內部裡相當重要的一環，因為公司內部通常會根據分工、能力、職權，甚至還有安全因素，將一件案子分為多成人、部門來處理，應該很少有機會看見一個人從頭接到尾的狀況發生，因此，大家的協調調度就會成為相當重要的一環，雖說如此，實際運作起來往往會發現，最難解決的不會是流程、分工和技能，反而是人的問題凌駕於其它事情之上。

• 人 ─ 才是關建
  
  就拿一開始所提到的雲端空間來說，若是大家能夠透過類似Google Docs的功能，協同處理同一份資料的話，除了可以解決加價方可取得的特定功能之外，也可省下文件寄送往返所耗費的時間成本，同時能夠達到文件管理的目標，但是在這個環節當中，有少數兩三個人，因為沒有（不想申請）Google帳號而無法使用（這或許可以由公司統一處理），再不然就是對於線上編輯的介面不瞭解，而排斥使用（與個人的使用習慣和電腦能力有關），這些都會是成為無法順利推行的主因之一。
  
  當然，這也就影響整個協同作業的運行，再加上比較心態的人性，貿然推行的話，很有可能會得到一個看似美好，實無用處的結果，檯面下可能就得花費更多心力來補洞。或許有人會說，這那有什麼困難的？只要規定、公告應該就可以解決問題了吧！當你實際執行過推動協同作業的話，或許你就會明白，在不一樣的公司文化之下，很多事情都沒有一定正確的答案，反而更多是需要靠你的溝通能力來解決，而不只是白紙黑字的規定，或是對於年資較久的人來說，無關痛癢的懲罰。
  
  
• 時間 ─ 個人藉口的延伸
  
  除了使用習慣之外，對於協同作業來說，它有一個最大的好處就是，時間不再只是自己的！（端看你施或受的那一方），因為很多人對於時間的掌控，都非常地隨性，心裡總是會有個小惡魔說：晚一天應該沒關係吧？反正沒有做出來的又不只我一個？我為什麼自己趕得要死，旁邊的人都在玩？......等。但是在進入了協同作業後，你要面對的不再只自我感覺過得去就好，而是後面的人在等待著你已經完成的工作，若是將時間也列入考績時，或許很多人就會發現，其實時間是如此地不夠用。
  
  但是，這也必須是在大家有共識的狀況之下，才有如此的功效，不然就是大家一起踢皮球，最後的爛攤子就會大到無法收拾，然後就會像前幾年的金融海嘯一樣 ─ 大到不能倒，不然就是上位者有這個決心，來個斬立決，不然往往就會毀了原本花費相當多心思建立的規範及流程，甚至還會讓能人才士感到心灰意冷而無法（不願）在此立足。
  
  我還記得不久前聽過一句話：將帥無能、累死三軍。其實在這種時間掌控之下，就可以看出很多個人特質，但是，工作量的負載，卻也成了這種以時制量的風險，因為協同工作是要取得生產線上的優點，但是在人力分配上就需要更多的著墨。工作的狀況常會讓人陷入某種單一評量的盲點，畢竟不是每種工作都是能夠用時間來換算生產力(畢竟不是生產線)，有些工作內容無法用時間評量時，往往就會讓人陷入一種無力感。
  
  不過，就算時間長短有所不同，有時候工作的時間會跟你平時的準備量有關，而不是能夠在時間上無限上綱，因為在工作內容上，並不像創造一個從未有的發明一樣，所以千萬不要讓時間成為自己放空的藉口。
  
  
• 代理 ─ 自掃門前雪？
  
  這一點，我想是協同作業最害怕遇到的問題，前一個流程的人因故請假沒來（後一個流程就當作沒看見），整個流程就因此延宕，然後代理人又不知在何方？（部門主管？老闆？或是工讀生？......），這時候就跟工作心態有關，當然專才專用是基本訴求，但是，若能夠瞭解除了自己本職以外，上、下兩個流程的工作，往往能夠讓你自己原先執行的工作更加順遂，因為你就會知道後面流程的人想要些什麼、別人丟了一個半成品給你時，你才不會被悶在鼓裡。
  
  可惜，以現在人力精簡之下，代理人往往都名存實亡，不是自顧不暇（裝/瞎忙），再不然就是代理人（因為可能是工讀生）只是代理簽名，其它一律不管（甚至只是代理蓋原本負責人的章），所以在這種協同作業的同時，或許也該藉此改變一下每個人的心態，若情況允許，或許每一段時間就變換一下工作內容，至少，讓每個人可以瞭解相關窗口在執行工作時的困難，也能夠藉此消弭許多無謂的紛擾。
  
  所有事情都有正、反兩面，雖然代理制可以讓協同作業發揮更大的功效，但是在運行時，還是要有所控管，不然就會讓原本應該負起責任的人，覺得反正有人會幫我弄好就好、我不做總是會有人做嘛！進而產生讓人怠惰的苟且心態，這就跟先前提及的比較心態一樣，都是會因為時間而潛疑默化而傷害了整個工作環境。
  

其實，對協同作業來說，如果每個人都能夠完整地交代自己的工作歷程及內容，或許在代理制度上也能夠減輕許多負擔，不過，就算主要工作的性質相同，但是在描述自己工作內容，跟文件撰寫上往往會有著極大的不同與認知（先前寫過的《文件撰寫的重要性》），更何況每個人對於自我要求（或是接受別人的要求）的承擔力不同，所以要能夠微調到一個每個人能接受工作流程，往往是決定成敗的第一要素。

用什麼樣的工具？（Google？Apple？或...？）需要多少費用？多少人才能成事？或許就不是最大的重點及門檻，只要你能夠創造出應有的相對價值，或許都能夠被公司接受，當然，有時也跟公司文化有關，有時會成會某種安全機制的門檻。

其餘，就跟個人在工作中想要得到些什麼有關？千萬別覺得公司沒/教你（因為對於很多狀況下，公司提供給你唯一的東西就是薪水），若是失去了自我學習的動力，畢竟什麼時候會被取代（或習慣開除老闆），這些技能或許都能提供讓你走出困境的可能性。

當然，若是你手中原本就掌握相對多的資源，或許不在此限，但是，你總是得跟人一起共事？就算你是老闆？或許你會發現要低頭的部分，遠比你當個小技術人員來得更多，這時候你就會發現，其實把自己的事情做好，真的是一件相對容易的事情，這一些也是在協同作業中可以看出來的個人特質，有時候實際運作遠比紙上談兵來得貼切就是如此，這也是我的小小感受，或許每個人都會在這裡面得到一些屬於自己的保貴經歷，端看你會如何累積和內化，也許這也決定了你的工作態度和視野。