流程與狀況（Process and Situation）

最近手邊的工作，幾乎都跟流程都有緊密不可分的關係（規劃網站、公司內部的流程...等），說的高深莫測一點就是所謂的BPM（Business Process Management），簡單地說，其實就是你每天上班都在做的事情，只是你可能從來都沒有思考過為什麼要這麼做？或者是基於傳統（承）不可違抗的心態下，不得不屈就於這套遊戲規則的工作、處事流程。

在我就職的經歷當中，某一任的老闆曾說過：「因為我們公司小，所以不像大公司般難以轉彎。」，當下，我也覺得這麼說似乎也沒錯，因為公司規模小，去除許多繁文縟節的規矩，或許比較能夠為公司帶來即時的收益，只是在這樣子的思維之下，似乎暗藏了更多的危機而不自知，直到現在我才有了更深一層的體會，因為在公司體系下，或許每個部門都可以看成一間小公司，有時候內部遊戲規則之複雜，總是令人難以捉摸。

雖然，對於管理層級來說，本來就不見得需要掌控到如此細微的枝微末節，但是身為MIS的我們，卻不能不提供給高層它想要的資料，或是提供能夠窺其全貌的管道，對於IT（挨踢）人來說，如何改善、正規化或適時顯現中間的流程，這份責任就會落在自己頭上，只是在進行改革之前，自己勢必得經過一次次真實（血淚）的體驗，才有機會能夠窺得原本流程的全貌，甚至可以看見更多讓你驚奇的狀況。

不過，再怎麼說那些也都是前人（管理者）的智慧，千萬不要一昧地為了改變而改變，這時候你得親自去打探各個關卡，才會知道為什麼很多看起來極其不合理的做法，竟可以行之數年到數十年之久...

雖然舊有的流程及遊戲規則不見得比較差（有很多前人的智慧，真的很值得時下的人學習），只不過以現在的時空條件來看待同一件事情，其實很多事的做法都跟過往大不相同，因為流程是否能順暢進行跟操作者的接受程度有很大的關係，如果真的要以公司整體或老闆的角度來加以考量，勢必得要犧牲一些舊有的流程與步驟，當然，如果能夠保有舊制的流程，也能夠導入新的管理方式是最好不過，其中所耗費的資源及時間，很有可能就會讓企業主怯步，畢竟公司是營利機關，不是慈善機構。

1.「人」才是關鍵：
以自己這段時間以來的摸索（被摧殘）的體驗，其實流程本身沒有任何屬性，只有合不合理？是否會造成流程有所阻礙、停滯的狀況發生，其餘的就是操作者的態度與行事作風，往往才是主導著整個流程能否順暢，這也是為什麼我會說，最好自己仔細的去跟每個窗口打聲招呼，體驗過一次之後，才能夠拿捏每個人在處理事情的態度，雖然在資訊管理的前提下，個人特質應該不是最先被考慮的因素，但是它絕對是不可或缺的關鍵點。

2.「表單」掌控全局：
既然人的變數很難掌控，我們還是可以利用表單來進行適度的控管，讓流程不要受到人為因素有太大的影響，畢竟表單是「一個蘿蔔一個坑」，沒有太多模糊地帶可言，只是要注意的是，不要設計太過繁瑣的表單，以免空有一身本領，卻沒有人願意相助，那也是白忙一場，表單的設計應該要經過適當的統整，給使用者適當的彈性也是必要的。

3.大處著眼、小處著手：
在流程重新規劃完成之後，先把主要的大綱給該部門主管過目，先取得他的首肯之後，再去進行細部的微調及修正，以免在流程上犯了某些人的忌諱，如此一來，這個流程能夠順利推行的機率較高，因為流程改造往往會影響很多人做事的方法，嚴重一點還會造成隱性的利益衝突，這一點不可不防。

4.突發狀況的準備：
還記得我一開始提到前老闆所過的那一句話，其實對公司來說，無論是大、小公司，只要有突發狀況的應變計畫，一樣是可以設計出應對流程，並非完全不可預期，只是這樣子的應變計畫，所負責的權責者可能跟一般流程不同，通常層級都會高出許多，幾乎是全部動員的狀況。

其實在流程改造跟導入的部分，還有不少地方需要留意，後緒有機會再慢慢跟大家分享我的心得（如果我沒有忙到忘記的話...），其實MIS對於流程這部分的瞭解，公司內應該少有人能夠比我們瞭解（也得看你自己想不想瞭解），原因無它，因為MIS無時無刻都在公司內東奔西跑，因此能看見的角度也跟一般員工不同，其它的部分就是靠自己的觀察和判斷來進行規畫。

說不定能夠讓原本需要三天才能夠跑完的流程，縮短到當日內結束，我想這也是提升自己在職能力的好機會，如果有幸可以參與這一類的工作，身為MIS的你不妨可以嘗試看看，說不定有意想不到的成效，在職場上永遠都有學不完的東西與技能，重點就是看你怎麼思考自己的未來。