2007年5月17日 星期四

OUTLOOK(EXPRESS)2GB的迷思

在寬頻盛行,影音檔案流竄於各個使用者之間,雖然有許多平台都具有影音播放的特性,但是很多人還是喜歡珍藏這些影音檔,除了下載之外,有些好東西也會利用MAIL分享給好友

雖然好東西與好朋有分享是件好事,但是也產生了一個大問題,那就是自己的信箱爆了,帶來的後果就是沒有辦法開啟我們的收信軟體(這裡用Outlook含Express為例),之前重要的信件及往來的通訊資料可能也就不翼而飛

一般人最常使用的應該是M$內建的OutlookExpress(OE)或OFFICE中的Outlook ,這兩種收信軟體都有一樣的問題

一般人都以為是OS上的系統格式所限制的,但是可以從筆者下方的說明發現並非系統所局限,而是有其它原因

先從系統格式來說,還記得以前舊的WIN95(Win95 OSR2)、98上所使用的FAT32嗎?這種格式有個先天上的限制,那就是單一檔案的格式絕不可超過4GB,以前可能很難超過,現在的影音檔案,很容易就超過此項限制(不壓縮的話)

但是一直到新的系統格式的出現(NTFS),突破了單一檔案4GB的容量上限,但是超大型檔案是否能夠被相關的應用軟體所支援,這就很難說了!

所以郵件資料夾2GB的容量限制就成了許多人的惡夢,我們先來看一下Outlook和OE郵件資料夾的存放位置

存放路徑:(預設值)
Outlook:
C:\Documents and Settings\User\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

OE:
C:\Documents and Settings\User\Local Settings\Application Data\Identities\{XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXX}\Microsoft\Outlook Express


所以你們現在就可以到這路徑下,去檢查一下是否已經接近這容量上限了,其實當你看見它主動跟你說要壓縮或封存郵件資料夾時,就應該要有所警惕了

如果真的那一天碰上了這問題,也就是某一天打開收信軟體,它回報你錯誤時,你就要有心理準備了,雖然你在Google大神上可以找到許多救援的軟體,但是絕大部份都是試用版

例:
1. Mitec的
OE Reader 3,0
2. Outlook Recovery Toolbox
3. OE-Mail Recovery
4. EasyRecovery EmailRepair
...等

至於M$官方也有相關的說明,筆者就將其官方網站上的說法截取重點
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徵狀
啟動Outlook或開啟個人資料夾 (.pst) 檔案或 (.ost) 檔案,可能會收到下列錯誤訊息:

在檔案中找到錯誤。請關閉所有具有郵件功能的應用程式,然後再使用電子郵件信箱修復工具更正錯誤。

即使執行了「電子郵件信箱修復工具」(Scanpst.exe),該檔案的問題還是無法解決。

發生的原因
這個問題的發生原因,是因為 .pst 和 .ost 檔都有 2 GB 的大小限制,如果超出此限制,便會出現錯誤訊息。「電子郵件信箱修復工具」無法修正這個問題。

解決方案
如果要解決這個問題,請從下列「Microsoft 下載中心」連結下載工具:PST2GB

注意:使用該工具建立另一份縮減的 .pst 檔案。該工具後所建立的拷具中並未包含所有原始資料,因為該工具會將檔案中使用者定義的所有資料剪除。

2 GB 截斷公用程式的復原限制:
• 您必須擁有 2 GB 的可用硬碟空間,才能複製 .pst 檔。
• 這個公用程式會將 .pst 檔截成小於 2 GB。為了要有足夠的工作空間,請將檔案截斷成比 2 GB 的限制少 20 到 25 MB。截斷後的資料會從新拷貝中移除,這表示復原後的拷貝會遺失部份訊息。(筆者建議直接刪到2GB以下)

您可以嘗試使用這個程序來復原資料,但不保證百分之百成功,就算可以,也不能復原所有的資料 (被截去的資料會遺失)。

...略...(其它是針對軟體使用上的疑問)
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筆者有實際利用過M$所提供的軟體復原:

做法如下:
1.先利用PST2GB將郵件資料夾刪到2GB以下,另存新檔。
2.再利用Scanpst.exe(安裝Outlook時會安裝)
(通常位於: 磁碟機: \Program Files\Common Files\System\Mapi(MSMAPI)\1033\)
3.再將檢查完的郵件資料夾匯入Outlook中,開始進行救援

實際感想:
救回來的郵件資料夾,有許多仍是破碎不全的資料,且近期資料遭到刪除的機率極高,所以要不要付費來救裡面的資料,就視情況而定囉!

因應方式:
1. 利用磁碟配額限制,管理郵件資料夾的大小,不過在windows下只能針對單一partition做規畫,在linux上除了對單一partition之外,還可以針對單一群組或使用者來限制,可參考筆者的quota應用筆記

2. 自己建立良好的習慣,當它警告要壓縮或封存資料夾時,適時的備份

3. 利用webmail的服務,盡可能的做線上收信,只要空間夠大,維護的部份就不用擔心了,不過通常這樣子的平台並不保證資料的完好性,這一點就是最大的危機了,(Y牌入口網站不就剛推出無上限的信箱服務)

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針對Outlook和OE中的郵件資料夾卻仍舊有2GB的容量上限,這一點我不是很清楚為何,所以筆者就開始去挖資料,最後在M$有關於Outlook 2003和2007的說明網頁上找到了

官方的說明網頁:
Outlook 2007 和 Outlook 2003 中的 .pst 檔案具有不同的格式和資料夾大小限制
如何設定 Outlook 2003 中 .pst 與 .ost 檔的大小限制

筆者依然載錄重點部份於此:

資料夾大小限制

Microsoft Office Outlook 2007 和 Microsoft Office Outlook 2003 的個人資料夾 (.pst) 檔案格式與舊版 Microsoft Outlook 的 .pst 檔案格式不相同,而且前者的個人資料夾容量上限較後者大。在 Outlook 2002 與更舊版本
pst 檔案是美國國家標準局 (ANSI,American National Standards Institute) 所制定的格式,資料夾容量上限僅 2 GB。)

根據預設,.pst 檔案在 Outlook 2007 和 Outlook 2003 中是使用 Unicode 格式。此外,.pst 檔案的整體大小限制大於 ANSI .pst 檔案所加諸的 2 GB 限制。根據預設,Outlook 2007 和 Outlook 2003 中對於 Unicode .pst 檔案的限制是設定為 20 GB。

新舊轉換的方式:

如果您要從其他安裝舊版 Outlook 的電腦存取 Outlook 2007 或 Outlook 2003 .pst 檔案,或者您已安裝 Outlook 2007 或 Outlook 2003 但決定移除此版本以改用 Outlook 2002 或更舊版本,就必須將您的 .pst 檔案改回 ANSI 格式。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
1. 啟動 Outlook 2007 或 Outlook 2003。
2. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [資料檔案管理],再按一下 [新增]。
3. 按一下 [Outlook 97-2002 個人資料夾檔案 (PST)]。
4. 按一下 [確定]。
5. 命名 .pst 檔案,或是按一下 [確定] 以接受預設檔名。
6. 按一下 [確定]。
7. 按一下 [關閉]。
8. 按一下功能窗格底部的 [資料夾清單]。
9. 在功能窗格中,您將會看到您在步驟 5 中命名的新 .pst 檔案。
10. 從現有的 Outlook 2007 或 Outlook 2003 資料夾,將 .pst 檔案資訊拖曳到剛才建立的新 .pst 檔案。

設定 Outlook 2003 中 .pst 與 .ost 檔的大小限制

Microsoft Office Outlook 2003 均支援「美國國家標準局」(American National Standards Institute,ANSI)、UNICODE 個人資料夾 (.pst) 及離線資料夾 (.ost) 檔案。本文將告訴您,如何使用下列四個登錄項目來限制 .pst 與 .ost 檔的大小:
• MaxFileSize 登錄項目
• WarnFileSize 登錄項目
• MaxLargeFileSize 登錄項目
• WarnLargeFileSize 登錄項目

登錄檔路徑:

登錄項目的原則位置是位於「登錄編輯程式」中的下列路徑:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST
登入項目的使用者偏好位置是位於「登錄編輯程式」中的下列路徑:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST

操作流程:

1. 按一下 [開始],再按一下 [執行]。
2. 在 [開啟] 方塊中,輸入 regedit,再按一下 [確定]。
3. 在左方的窗格中,展開 [我的電腦],然後展開 [HKEY_CURRENT_USER]。
4. 展開 [Software],然後展開 [原則]。
5. 展開 [Microsoft],然後展開 [Office]。
6. 展開 [11.0],然後展開 [Outlook]。
7. 按一下 [PST],然後用滑鼠右鍵按一下右方窗格的 [MaxFileSize]。
8. 按一下 [修改],然後在 [數值資料] 方塊中輸入值。
9. 按一下 [確定]。
10. 用滑鼠右鍵按一下 [WarnFileSize],然後重複執行步驟 8 至 9。
11. 用滑鼠右鍵按一下 [MaxLargeFileSize],然後重複執行步驟 8 至 9。
12. 用滑鼠右鍵按一下 [WarnLargeFileSize],然後重複執行步驟 8 至 9。

PS:我們建議 MaxFileSize 登錄項目與 WarnFileSize 登錄項目間的值,以及 MaxLargeFileSize 登錄項目與 WarnLargeFileSize 登錄項目間的值至少有 5%,如此內部處理程序就不會因受阻而無法繼續。

筆者建議:
1. 有玩過REGEDIT登錄檔的人都知道,一但沒有改好這裡的資訊,帶來的後果輕則電腦不順,重則無法開機,所以請先確認自己能夠解決相關問題
2. 如果怕更動後有問題,開啟REGEDIT後,請點選檔案 --> 匯出 --> 勾選全部或特定子目錄 --> 另存成XXX.REG備份(就可以開始大改特改了^^)
3. 看完了這可怕的流程之後,發現還是提早預防比較重要,不然就是先砸錢換系統,改成上限為20GB吧!@@"

10 則留言:

  1. 請改用Dreammail

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  2. 嗯~有機會會試看看的!不過如果要全公司改,這一點就比較難了!
    畢竟大多數人都"習慣"某些特定用途了!

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  3. 很好的分享喔,很實用:)

    我的意見是,除了搞清楚這些系統的東西怎麼運作之外,有一點更為重要的就是搞清楚「為什麼要用電子郵件」的本質。

    只有在明暸到自己和電子郵件的關係,才有可能發展出一套適合自己的知識管理方法。那末,不管用任何工作也才能發揮工具帶來的好處。

    所以我建議先把《GTD》看一看;)

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  4. 呵呵~GTD~~我也要好好找時間體會一下~不過今天真的是榨乾~從進公司忙到下班~~現在還在公司喘~呼

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  5. 我想問題不在於2GB限制的大小~~
    不管是2GB還是20GB, 問題還是在於使用者!!
    就算開到了20GB, 還是有人會塞到爆...
    使用觀念的建立才是最重要的~~

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  6. 重點就是在那個使用觀念上
    不過針對公司內部如果有2~30年的老臣
    我想要給他們這樣子的觀念很難
    筆者也有試過跟他們"解說"
    但是,成效著實不太好,他們只要求能用就好
    這才是IT管理人員難的地方呀!

    不然,也不會發生有因為郵件檔過大而無法開啟的狀況了!您說是嗎?

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  7. 我不是IT人員,但我熟悉3C的應用,想請問,不管是2GB或是20GB的迷思,信件檔不就是越大,軟體要載入的時間就要多,相對的也跑得越慢嗎?如果是這樣,我到建議不要去管他多大或多小,定時做自動的封存或是手動的移出封存還比較好。像我都是讓outlook檔保持在500MB以下,從來都沒有延遲的問題。我說的這樣論調,不知是對否?(先不管大哥你認同否)

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  8. stone您說的沒錯!
    只是你這種"自動自發"的人
    真的非常的不多,尤其是你說你熟3c的應用
    所以你會選擇對自己最方便的處理方法
    不過,當使用者一多(層面廣一點)
    就算是IT人員,也經常會忘記要封存或備份
    你能保持500MB以下這樣當然是最好,
    如果本身垃圾信不多或SERVER上防SPAM的機制夠好(這一點沒有十全十美的)
    或許,用WEBMAIL會對使用者來說比較方便
    不過,這樣子IT的管理人員可能就要做好容量限制的手段
    不然,應該短時間就會被塞爆

    還有"先不管大哥你認同否"這一句感覺挺客套的
    我寫BLOG也是希望能有大家討論的空間
    當然是希望大家互助囉!任何論點都有它的支持者呀!

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  9. To my mind Outlook Express is one of most complicated tools, because of I often have any other problems with it. Fortunately some time ago I successfully found out a probable solution. This tool is able to solve other types of problems related to ms outlook express - outlook express dbx corrupted.

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  10. To Alexis:
    Thanks your information to solve the OE's problems.
    If that can be free software , it is a better tool :)

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