2012年4月30日 星期一

協同作業的重要性(The Importance of Collaboration)

最近吵得很兇的科技(雲端?)新聞,就是 Google 弄了一個看似要跟 Dropbox 抗衡的 Google Drive,其實其它廠商也早有類似的服務,例:Microsoft 的Microsoft SkyDrive 和 Apple 的iCloud這邊有個簡單的容量與價格的比較表可以參考。

不過,這種雲端的儲存空間有什麼好處呢?對於個人的多點作業來說,的確非常方便,尤其,若是那天自己的電腦突然罷工、裝死給你看,自己重要的工作資料還沒備份時,就會發現到它的實用價值(不過,也得視實際內容而定,若是你的工作是處理動輒數GB以上的多媒體檔,我想這種儲存方式也不適用,因為台灣的龜速上傳......)

只是,最近討論的部分不是在容量、功能或價格,而是在隱私或智財權的部分,其中牽扯的太廣,還是留給專家們來討論吧!這篇主要是要來探討協同作業的重要性,其實這種架構應該是較適用於協同作業,但是又有其個人特質的差異存在,接著我們就來看看協同作業究竟簡單不簡單吧!(某些看法或許不適用於特定專業人士,僅為實務的真實感受分享

其實協同作業一直是在公司內部裡相當重要的一環,因為公司內部通常會根據分工能力職權,甚至還有安全因素,將一件案子分為多成人、部門來處理,應該很少有機會看見一個人從頭接到尾的狀況發生,因此,大家的協調調度就會成為相當重要的一環,雖說如此,實際運作起來往往會發現,最難解決的不會是流程、分工和技能,反而是人的問題凌駕於其它事情之上。
  • 人 ─ 才是關建

    就拿一開始所提到的雲端空間來說,若是大家能夠透過類似Google Docs的功能,協同處理同一份資料的話,除了可以解決加價方可取得的特定功能之外,也可省下文件寄送往返所耗費的時間成本,同時能夠達到文件管理的目標,但是在這個環節當中,有少數兩三個人,因為沒有(不想申請)Google帳號而無法使用(這或許可以由公司統一處理),再不然就是對於線上編輯的介面不瞭解,而排斥使用(與個人的使用習慣和電腦能力有關),這些都會是成為無法順利推行的主因之一。

    當然,這也就影響整個協同作業的運行,再加上比較心態的人性,貿然推行的話,很有可能會得到一個看似美好,實無用處的結果,檯面下可能就得花費更多心力來補洞。或許有人會說,這那有什麼困難的?只要規定公告應該就可以解決問題了吧!當你實際執行過推動協同作業的話,或許你就會明白,在不一樣的公司文化之下,很多事情都沒有一定正確的答案,反而更多是需要靠你的溝通能力來解決,而不只是白紙黑字的規定,或是對於年資較久的人來說,無關痛癢的懲罰。

  • 時間 ─ 個人藉口的延伸

    除了使用習慣之外,對於協同作業來說,它有一個最大的好處就是,時間不再只是自己的!(端看你施或受的那一方),因為很多人對於時間的掌控,都非常地隨性,心裡總是會有個小惡魔說:晚一天應該沒關係吧?反正沒有做出來的又不只我一個?我為什麼自己趕得要死,旁邊的人都在玩?......等。但是在進入了協同作業後,你要面對的不再只自我感覺過得去就好,而是後面的人在等待著你已經完成的工作,若是將時間也列入考績時,或許很多人就會發現,其實時間是如此地不夠用。

    但是,這也必須是在大家有共識的狀況之下,才有如此的功效,不然就是大家一起踢皮球,最後的爛攤子就會大到無法收拾,然後就會像前幾年的金融海嘯一樣 ─ 大到不能倒,不然就是上位者有這個決心,來個斬立決,不然往往就會毀了原本花費相當多心思建立的規範及流程,甚至還會讓能人才士感到心灰意冷而無法(不願)在此立足。

    我還記得不久前聽過一句話:將帥無能、累死三軍。其實在這種時間掌控之下,就可以看出很多個人特質,但是,工作量的負載,卻也成了這種以時制量的風險,因為協同工作是要取得生產線上的優點,但是在人力分配上就需要更多的著墨。工作的狀況常會讓人陷入某種單一評量的盲點,畢竟不是每種工作都是能夠用時間來換算生產力(畢竟不是生產線),有些工作內容無法用時間評量時,往往就會讓人陷入一種無力感。

    不過,就算時間長短有所不同,有時候工作的時間會跟你平時的準備量有關,而不是能夠在時間上無限上綱,因為在工作內容上,並不像創造一個從未有的發明一樣,所以千萬不要讓時間成為自己放空的藉口。

  • 代理 ─ 自掃門前雪?

    這一點,我想是協同作業最害怕遇到的問題,前一個流程的人因故請假沒來(後一個流程就當作沒看見),整個流程就因此延宕,然後代理人又不知在何方?(部門主管?老闆?或是工讀生?......),這時候就跟工作心態有關,當然專才專用是基本訴求,但是,若能夠瞭解除了自己本職以外,上、下兩個流程的工作,往往能夠讓你自己原先執行的工作更加順遂,因為你就會知道後面流程的人想要些什麼、別人丟了一個半成品給你時,你才不會被悶在鼓裡。

    可惜,以現在人力精簡之下,代理人往往都名存實亡,不是自顧不暇(裝/瞎忙),再不然就是代理人(因為可能是工讀生)只是代理簽名,其它一律不管(甚至只是代理蓋原本負責人的章),所以在這種協同作業的同時,或許也該藉此改變一下每個人的心態,若情況允許,或許每一段時間就變換一下工作內容,至少,讓每個人可以瞭解相關窗口在執行工作時的困難,也能夠藉此消弭許多無謂的紛擾。

    所有事情都有正、反兩面,雖然代理制可以讓協同作業發揮更大的功效,但是在運行時,還是要有所控管,不然就會讓原本應該負起責任的人,覺得反正有人會幫我弄好就好、我不做總是會有人做嘛!進而產生讓人怠惰的苟且心態,這就跟先前提及的比較心態一樣,都是會因為時間而潛疑默化而傷害了整個工作環境。
其實,對協同作業來說,如果每個人都能夠完整地交代自己的工作歷程及內容,或許在代理制度上也能夠減輕許多負擔,不過,就算主要工作的性質相同,但是在描述自己工作內容,跟文件撰寫上往往會有著極大的不同與認知(先前寫過的《文件撰寫的重要性》),更何況每個人對於自我要求(或是接受別人的要求)的承擔力不同,所以要能夠微調到一個每個人能接受工作流程,往往是決定成敗的第一要素。

用什麼樣的工具?(Google?Apple?或...?)需要多少費用?多少人才能成事?或許就不是最大的重點及門檻,只要你能夠創造出應有的相對價值,或許都能夠被公司接受,當然,有時也跟公司文化有關,有時會成會某種安全機制的門檻。

其餘,就跟個人在工作中想要得到些什麼有關?千萬別覺得公司沒/教你(因為對於很多狀況下,公司提供給你唯一的東西就是薪水),若是失去了自我學習的動力,畢竟什麼時候會被取代(或習慣開除老闆),這些技能或許都能提供讓你走出困境的可能性。

當然,若是你手中原本就掌握相對多的資源,或許不在此限,但是,你總是得跟人一起共事?就算你是老闆?或許你會發現要低頭的部分,遠比你當個小技術人員來得更多,這時候你就會發現,其實把自己的事情做好,真的是一件相對容易的事情,這一些也是在協同作業中可以看出來的個人特質,有時候實際運作遠比紙上談兵來得貼切就是如此,這也是我的小小感受,或許每個人都會在這裡面得到一些屬於自己的保貴經歷,端看你會如何累積和內化,也許這也決定了你的工作態度和視野。