2011年11月20日 星期日

採購、議價與潛在因素(Purchase, Negotiated Price and BSA)

年底到了,無論是採用預算制,或是需求制,對於資訊軟、硬體的採購來說,至少每年都得檢視一次是無可避免的,甚至只要有人員變動,就得重新查驗各種軟體的授權,這也是為什麼用人之際,軟體或是看不見的隱性成本,常常被輕忽的主因,若是你有實際算過,你就會知道那些硬體成本,相對是小了許多。

不信的話,你可以把一個新人進公司後,可能要耗費的相關成本攤到檯面上,例:軟體授權的費用:作業系統、文書軟體、特定軟體(美編、程式,或相關應用),訓練所耗費的人力、時間,以及辦公室租金的單位成本,甚至提撥的退休金及最近一直在增加的相關保險,或許這也是為什麼有很多公司寧可委託人力派遣公司來召募員工的主因,更別說有多少人找不到工作(雖然也有不少工作找不到人),上述這些零零總總的費用,跟一次性的硬體費用相比,就可以很明顯地看出差別,所以怎麼在採購議價上,取得優勢,其實有很多潛規則存在,甚至還有些不可抗力的部分。

採購:

就先拿採購來說吧!其實在整個環節當中,採購其實是相對簡單的部分,因為你只要注意價格是否含稅,規格是否符合需求(相信我,很多採購窗口真的是照單做事,所以他們並不清楚產品的細節,這部分得特別謹慎),採購的商品是要做成費用還是列入成本,甚至是要認列到那個部門的帳上,基本上對於採購來說,只要能夠掌握好上述幾點即可。

因為在台灣要找廠商相對是簡單的,因為台灣的業代市場,其實不小,你只要找到對的平台,簡單透露一下你有商品的需求,接著你就可以電話問候、報價的郵件,甚至是登門拜訪的也不少,除非你要尋求的產品的通路很少,產品本身相當冷門、稀少,或者是產品的價格很硬(例:i系列的相關產品),不然以台灣資訊產品的代理、經銷市場來說,這些都不成問題,甚至你想要成為特定大盤商(例:精x、捷x、聯x...等)的經銷、代理商,其實門檻也沒有想像中的高,比較需要擔心的是...自己所經營的市場,是否夠大來消化這些產品而已。

議價:

議價的學問就很多了,其中包括商業模式的運作、爾虞我詐的交鋒,甚至還得投石問路,簡單來說,因為議價會對於取得成本、淨毛利有著直接的關係,我想每個行業都有自己一套基準,更何況在台灣你想要取得一些軟體授權,其實基本上都不太有機會跟原廠直接聯繫,除非你用的軟體是國產軟體...(傻笑),不然就算你打去原廠詢問,基本上他還是會直接告訴你去找那個代理(經銷)商購買相關產品,如果有什麼需要原廠協助,也可以透過中間商來提出。

說穿了!這也是種單一窗口的運用,以及降低成本(Cost Down)的手段之一,不然你現在不會打很多大廠的客服電話,會被轉到第三方不知是那一國人的客服專員在接聽一樣,但是,也因為如此,在議價的空間上,其實就要更小心,雖然數量仍然是決定價格的最大因素,但是除此之外,話術和手腕就是另一種議價的工具,甚至有時候對於自己來說也是種保命的方式,我就簡單用一些例子來說明:

例1:如非必要,首次尋求報價時,千萬讓最終決策者參與:
或許有些人會覺得很奇怪,其實這是為了讓自己能夠有更多籌碼的安全措施,還記得我先前說過,台灣的業代市場不小,所以對於報價的窗口或業務來說,只要是初次報價的客戶,基本上也不太可能會看見太過真實的數字(報的愈高、賺的愈多),大多是仍在牌告價附近,所以如果一開始就讓最後決策者參與太多,就少了一個能夠跟對方斡旋的機會,因為就沒有辦法用:「我回去請示主管」的話術,來尋求更有利的數字。

因為對方也很清楚,初期的報價大多還是做為一個比價的依據而已,所以他們也很清楚相關產品的市場平均價格,他們也不會輕易地透露自己的底牌,這就跟你去年度3C展(大拜拜)時,你可以隨便抓一個業務來問,相信他們手中都有一份最高指導原則,不能夠自砍價格到什麼數字,除非是最後一天,或是你找到對的人,才有機會突破那一道最低防線,其實這個技巧不只有用在報價,在很多商業運作或是合作上,都可以看見它的蹤跡。

例2:瞭解商業運作的拆帳比例,有錢大家賺:
這一點對於不同商品來說,其門檻也不太一樣,軟體和硬體的差距也頗大,因為在議價的同時,你可能得要做足功課,瞭解廠商可能的購入成本,然後直接把價格議在他們剛好能接受的上下,讓對方瞭解你其實也知道他們的底細,當你在使用這個技能時,其實也是一種賭博,因為這牽涉的層面很廣,對方窗口在公司裡的地位業者老闆或主事者的想法,以及他們可能得面對的毛利壓力,都有可能會讓這個舉動破局,畢竟很多商品不像是你去菜市場買菜,可以直接凹老闆,多送個蔥、蒜一樣簡單,不過,反觀台灣市場,只要是愈多通路的產品,你就愈不需要擔心會沒有地方可以買,因為...總是會有人願意接單(這也是為什麼台灣市場會如此極端、病態的主因吧?)。

但是,請切記一點,請留點錢給別人賺,畢竟很多人脈的經營就是建立在這樣子的互動上(我想很多行銷常會把這一點掛在嘴邊吧?),因為在商場上沒有永遠的敵人,當然朋友也是,所以留點退路給彼此,絕對不吃虧,況且最終決策還是在有權力簽字購買的那個人身上。

例3:保持第一次的新鮮感,並留意過於美麗的甜頭:
其實這一點的運作,恰好跟第二個例子相反,因為台灣的銷售市場,經常都會為了搶客戶,所以在初次合作時能夠打的折扣相對較大,畢竟他們也是先求有再求好(剝皮),所以,如果你現在要報價的商品,若是屬於測試性質的商品,或是單一性質的商品,或許你就可以透過不同通路來進貨,取得相對優勢的價格。

也因為這種操作方式對於特定的單一產品有其效用,若是針對常態性商品或是合作的議價,就得小心初次合作的甜頭,以免就像公家單位發包的陋習一樣,前面給你甜頭吃,我後面一樣是有辦法"偷"回來,或是像冷水煮青蛙一樣,讓你在不知不覺中蠶食鯨吞。

或許,這有其防範的方式,例:以首次的報價數字為依據,簽定較為長期的合約,並且保留每一段時間重新檢視或停止合作的權力,這就得看兩方是否有這麼大的意願合作,畢竟很多產品的價格波動相當大(你只要看到以時價計價的商品都是),或者是會因為新版上市,造成的價差都得衡量在內。

潛在因素:
其實除了採購和議價之外,往往還有一些潛在因素會影響著實際買賣或取得方式,我就舉一個在軟體授權上,經常讓許多中小企業避之唯恐不及的例子,那就是BSA的問候,我想每年都可以看見BSA在推廣正版軟體的好處,甚至最近又看見有公司在報紙上公開聲明、認錯,因為怎樣誤用了盜版軟體的(殺雞敬猴)道歉信,其實在這個流程裡一直都有遺失的一環存在。

因為以軟體稽查來說,原則上BSA收到有人舉發,或是透過特定管道,得知相關訊息後,通常都是跟那些有加入BSA聯盟的公司求證,該公司是否有取得足夠量的合法軟體授權,表面看來應該沒有什麼問題,但是...實際上有一個很大的盲點,那就是零售端的軟體銷售,其實並不會將購買者的資訊回傳給該軟體公司,除非是你再透過線上註冊的方式來聲明其軟體的合法使用權。(不過這個有實務上的困難,而且我也懷疑該原廠是否有能力確保購買者的身份真偽)

如此一來,就有可能會面臨一種狀況,那就是你可能夠過零售端購買了足以使用的正版軟體,但是你公司的負責人及資訊部門主管仍有機會會收到BSA的問候信(裡面的措詞我相信沒有幾個老闆會喜歡),這時候或許就可以考慮,直接透過企業授權的方式來購買相關軟體(雖然在價位上的議價空間小很多),但是為了避免後患,有的時後仍可考慮採用此種方式來運作,至少在BSA跟原廠照會時,能夠查核到相關記錄,也能夠讓公司高層少一些困擾,當然,企業授權的確有它的好處沒錯,但是對於出錢的主事者來說,難免會有點被綁架銷售的感覺。

除此之外,就是有某些新增法條(例:吵得風風雨雨的個資法),有可能會改變軟體購買的型態,這些都可以說是潛在因素的一部分,也可視為檯面下的潛規則之一,如果你是這個環節的執行者,還是不可不慎,畢竟很多條款只保護會使用它的人,怎麼讓自己為公司取得最大利益,同時又能夠明哲保身,我想對於身處職場的我們來說,都是個永遠學習不完的課題吧!